Dipendenti pubblici: social media policy e regole per le email

Per tutelare l'immagine e la riservatezza della pubblica amministrazione, il dipendente deve fare un utilizzo corretto delle tecnologie informatiche e dei social media.

Dal 14 luglio il Codice di comportamento dei dipendenti pubblici sarà integrato da nuove regole sull'uso della posta elettronica e dei social network. L'integrazione è contenuta nel DPR 81/2023 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale. La salvaguardia della reputazione della Pubblica Amministrazione andrà rispettata tanto nella corrispondenza elettronica quanto nella partecipazione ai social network.

Etica pubblica applicata alle tecnologie- La netiquette dei dipendenti pubblici si sposa con un quadro normativo che già impone dei paletti sulla divulgazione delle informazioni di cui entrano in possesso in ragione del loro servizio. Al tempo stesso, le nuove regole introducono un approccio di comunicazione "orientato alla soddisfazione dell'utente", in una cornice di "benessere organizzativo" che chiede al dirigente pubblico di favorire rapporti "cordiali e rispettosi" nelle relazioni interne ed esterne della propria struttura. L'etica pubblica e il comportamento etico del dipendente vanno coltivati anche con cicli formativi obbligatori, sia all'assunzione che nei passaggi di grado e di ruolo.

Utilizzo di account istituzionali - E' consentito l'utilizzo degli accounti isituzionali soltanto ai fini dell'attivita' lavorativa o ad essa riconducibili. Il loro utilizzo "non puo' in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell'amministrazione".

L'utilizzo di caselle di posta elettroniche personali - Va evitato il ricorso a caselle di posta elettronica personali per comunicazioni non afferenti il servizio. La legge fa però salvi i casi di forza maggiore, quando il dipendente- per qualsiasi ragione- non possa accedere all'account istituzionale.

Responsabile dei propri messaggi- Per legge, il dipendente pubblico è sempre responsabile del contenuto dei messaggi inviati. Per questo al dipendente pubblico "è vietato l'invio di messaggi di posta elettronica, all'interno o all'esterno dell'amministrazione, che siano oltraggiosi, discriminatori o che possano essere in qualunque modo fonte di responsabilita' dell'amministrazione".

Come si firmano le email- I dipendenti si uniformano alle modalita' di firma dei messaggi di posta elettronica di servizio individuate dall'amministrazione di appartenenza. Ciascun messaggio in uscita deve consentire l'identificazione del dipendente mittente e deve indicare un recapito istituzionale al quale il medesimo e' reperibile.

Utilizzo privato di strumenti pubblici- Le nuove regole consento al dipendente di usare gli strumenti informatici forniti dall'amministrazione per incombenze personali, così da non doversi allontanare dalla sede di
servizio, "purche' l'attivita' sia contenuta in tempi ristretti e senza alcun pregiudizio per i compiti istituzionali". 

Cautela nell'uso dei social media- Il dipendente pubblico, quando utilizza i propri account di social media, "utilizza ogni cautela affinche' le proprie opinioni o i propri giudizi su eventi, cose o persone, non siano in alcun modo attribuibili direttamente alla pubblica amministrazione di appartenenza.
In generale, deve astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione pubblica.

Riservatezza delle comunicazioni di servizio- Non si fanno sulle piattaforme digitali, come whatsapp, o sui social media, comunicazioni che riguardano direttamente o indirettamente il servizio, a meno che l'uso dei social media non risponda esso stesso ad una esigenza di carattere istituzionale. Meglio comunque che le amministrazioni pubbliche si dotino di una "social media policy" utili a individuare le responsabilità, anche graduandole in base al livello gerarchico.

Chi controlla- Vigilano sull'applicazione del Codice le stesse amministrazioni pubbliche, attraverso articolazioni preposte. Per quanto attiene alle tecnologie informatiche è sempre l'amministrazione, attraverso i propri responsabili di struttura, a svolgere gli accertamenti necessari e a garantire la sicurezza e la protezione dei sistemi informatici, delle informazioni e dei dati; le modalita' di svolgimento degli accertamenti saranno con apposite linee guida a cura della Agenzia per l'Italia Digitale, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

La violazione dei doveri contenuti nel codice di comportamento e' fonte di responsabilita' disciplinare.

DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 13 giugno 2023, n. 81
Regolamento concernente modifiche al decreto del Presidente della Repubblica 16 aprile 2013, n. 62, recante: «Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, a norma dell'articolo 54 del decreto legislativo 30 arzo 2001, n. 165».